Il Whistleblower (segnalante) è la persona che segnala, divulga ovvero denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile, violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui è venuta a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato

SEGNALAZIONE INTERNA (AL RPCT)

La segnalazione può essere inviata attraverso la Piattaforma di segnalazione di illeciti della Scuola Universitaria Superiore IUSS che utilizza dei protocolli di crittografia in grado di garantire il trasferimento di dati riservati al RPCT oppure verbalmente chiedendo un colloquio riservato al RPCT. 

L’Amministrazione ricevente la segnalazione ha l’obbligo di tutelare il segnalante da eventuali ritorsioni o altre ripercussioni negative e, contemporaneamente, di farsi carico di esaminare la situazione segnalata ed intervenire qualora ne ricorrano i presupposti.

Qui di seguito le informazioni necessarie relative alle modalità di invio delle segnalazioni interne che saranno gestite dal RPCT e delle forme di tutela garantite al segnalante e agli altri soggetti previsti dalla normativa.

Chi può segnalare

I soggetti che rientrano in una delle seguenti categorie:

• dipendenti (personale docente/ricercatore e PTA) a tempo indeterminato e determinato;
• Lavoratori autonomi indicati al capo I della l. n. 81/2017. Si tratta dei lavoratori con rapporti di lavoro autonomi disciplinati dal Titolo III del Libro V del codice civile ivi inclusi i contratti d’opera di cui all’art. 2222 del medesimo codice civile. Questi includono, ad esempio, i lavoratori autonomi che esercitano le professioni intellettuali per l'esercizio delle quali è necessaria l'iscrizione in appositi albi o elenchi (come psicologi, architetti, geometri etc.);
• titolari di un rapporto di collaborazione di cui all’art. 409 del codice di procedura civile, quali i rapporti di agenzia, di rappresentanza commerciale ed altri rapporti di collaborazione che si concretano in una prestazione di opera continuativa e coordinata, prevalentemente personale, anche se non a carattere subordinato come ad esempio, avvocati, ingegneri, assistenti sociali che prestano la loro attività lavorativa per l’Ateneo organizzandola autonomamente;
• titolari di un rapporto di collaborazione di cui all’art. 2 del D.Lgs. 81/2015;
• lavoratori o collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore dell’Ateneo;
• liberi professionisti e consulenti;
• volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti (ad es. assegnisti di ricerca, studenti 150 ore, dottorandi e figure assimilabili ai tirocinanti);
• persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto (ad es. membri esterni del CdA, componenti esterni del Nucleo di Valutazione e del Collegio dei Revisori dei Conti).

La segnalazione può essere effettuata anche:

• quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
• durante il periodo di prova;
• successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

Chi può godere delle tutele previste dal D.Lgs. 24/2023

• il soggetto che fa la segnalazione ai sensi del D.Lgs. 24/2023;
• i soggetti che potrebbero essere destinatari di ritorsioni, intraprese anche indirettamente, in ragione del ruolo assunto nell’ambito del processo di segnalazione, divulgazione pubblica o denuncia e/o del particolare rapporto che li lega al segnalante, a colui che ha sporto denuncia o effettuato una divulgazione pubblica (cfr. art. 3, co. 5, lett. da a) a d), del d.lgs. n. 24/2023). Tra questi soggetti rientrano:
  • il facilitatore - persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione e che opera all’interno del medesimo contesto lavorativo;
  • le persone del medesimo contesto lavorativo legate al segnalante da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
  • un collega che ha un rapporto abituale e corrente con il segnalante;
  • gli enti di proprietà del segnalante o enti in cui lavora o enti che operano nel medesimo contesto lavorativo.

Cosa si può segnalare

Possono costituire oggetto di segnalazione violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della pubblica amministrazione ricomprese nell’elenco riportato nell’art. 2, c. 1 lett. a) del D.Lgs. 24/2023 (a titolo esemplificativo illeciti penali, illeciti amministrativi, illeciti civili, illeciti contabili, condotte rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001, nonchè illeciti commessi in violazione della normativa dell’UE in determinati settori specificamente individuati).

Le segnalazioni possono riguardare sia le violazioni commesse, sia quelle non ancora commesse che il soggetto, ragionevolmente, ritiene potrebbero esserlo sulla base di elementi concreti, nonchè le condotte volte ad occultare le violazioni. 

Non è invece più possibile segnalare mere irregolarità nella gestione e nell’organizzazione dell’attività.

Non possono inoltre costituire oggetto di segnalazione:

1. le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate (sono quindi, escluse, ad esempio, le segnalazioni riguardanti vertenze di lavoro, discriminazioni tra colleghi, conflitti interpersonali tra la persona segnalante e un altro lavoratore);
2. le violazioni disciplinate nelle direttive e nei regolamenti dell’Unione europea e nelle disposizioni attuative dell’ordinamento italiano che già garantiscono apposite procedure di segnalazione;
3. le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale.

L’illecito deve essere conosciuto dal segnalante direttamente (in prima persona) in ragione dello svolgimento dell’ufficio pubblico che ricopre o della natura del rapporto con l’Ateneo. Non sono tutelate le segnalazioni fondate su meri sospetti o voci.

In questa prospettiva è necessario che le segnalazioni riportino le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione, la descrizione del fatto, le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati, nonché la richiesta di attivazione delle tutele di cui al D.Lgs. 24/2023.

E’ inoltre opportuno che le segnalazioni siano il più possibile circostanziate e offrano il maggior numero di elementi al fine di consentire all’amministrazione di effettuare le dovute verifiche.

È utile anche allegare documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché l’indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.

Come si può segnalare

Si può inviare una segnalazione utilizzando la Piattaforma di segnalazione degli illeciti della Scuola Universitaria Superiore IUSS messa a disposizione dall’Ateneo che utilizza dei protocolli di crittografia in grado di garantire la riservatezza dell’identità della persona segnalante (per tali motivi si consiglia di effettuare la segnalazione avvalendosi di tale canale). 

Il segnalante può scegliere se utilizzare l’applicativo informatico in modalità anonima o riservata. La procedura di invio della segnalazione prevede infatti una netta separazione tra i dati personali del segnalante e il contenuto della segnalazione.

La modalità anonima prevede che l’invio della segnalazione prescinda da elementi identificativi della persona.

La segnalazione è ricevuta dal RPCT di Ateneo che viene avvisato mediante notifica mail che sulla piattaforma è presente una nuova segnalazione. Potrà vedere il contenuto della segnalazione ma non i dati personali del segnalante che ha utilizzato la modalità anonima.

Dopo l’invio della segnalazione (sia nella modalità anonima che riservata) la piattaforma restituisce un codice di 16 cifre che permetterà al segnalante di richiamare l’ambiente di segnalazione e di monitorare lo stato di avanzamento della stessa. Se è stata scelta la modalità di segnalazione anonima, la piattaforma permetterà il dialogo anonimo e spersonalizzato con il RPCT di Ateneo.

Se la segnalazione poggia su elementi e circostanze rilevabili dall’Amministrazione, a prescindere dalla segnalazione, e sufficienti per avviare e definire l’istruttoria, non vi sarà la necessità di venire a conoscenza dell’identità del segnalante.

In caso contrario, attraverso il dialogo spersonalizzato, mediante applicativo, tra segnalante e RPCT, quest’ultimo può chiedere al segnalante, se assolutamente necessario all’istruttoria, di rendere nota la sua identità. Se il segnalante rifiuta, non vi sono altre conseguenze se non l’impossibilità di procedere con l’istruttoria. Il fascicolo sarà archiviato ma comunque verrà monitorata la situazione segnalata.

Nel caso in cui il segnalante accetti di svelare la propria identità si entra nell’ambito della riservatezza.

Questo implica che l’identità del segnalante è sempre protetta e tutelata nei modi che seguono, nell’ambito dei diversi procedimenti che la segnalazione può attivare:

• Procedimento penale: l’identità del segnalante è coperta dal segreto fino alla chiusura delle indagini preliminari (art. 329 del codice di procedura penale);
• Procedimento dinanzi alla Corte dei conti: l'identità del segnalante non può essere rivelata fino alla chiusura della fase istruttoria;
• Procedimento disciplinare: l'identità del segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell'addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell'identità del segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza di consenso del segnalante alla rivelazione della sua identità. Nel caso in cui il segnalante non acconsentisse, il procedimento disciplinare viene archiviato.

Nel caso di segnalazione anonima il segnalante può decidere di rendere nota la propria identità in un momento successivo. Non è invece possibile il percorso inverso (da modalità riservata ad anonima).

Le segnalazioni inviate mediante la piattaforma creano un record che rimane registrato per 12 mesi al termine dei quali il sistema le cancella. Questo al fine di evitare che una permanenza eccessiva sull’applicativo possa in qualche modo danneggiare il segnalante. La cancellazione del record non comporta l’interruzione degli eventuali procedimenti avviatisi a motivo dello stesso.

Per maggiori informazioni sul progetto WhistleblowingPA di Transparency International Italia e del Centro Hermes per la Trasparenza e i Diritti Umani e Digitali, clicca qui.

Cosa accade in caso di smarrimento del codice identificativo univoco della segnalazione

Dato che la segnalazione non prevede autenticazione o creazione di profili, il codice smarrito non può essere recuperato o rigenerato. Non sarà più possibile al segnalante rientrare nell’ambiente di segnalazione. La segnalazione rimane comunque inoltrata. Se la segnalazione è stata effettuata in via riservata, indicando l’identità del segnalante, questi può prendere contatto con il RPCT per organizzare un colloquio riservato. Nel caso in cui si sia smarrito il codice relativo ad una segnalazione anonima e si ritenga necessario integrare con ulteriori elementi la segnalazione originaria, è possibile inviarne una nuova, avendo cura di esplicitare il collegamento con la prima, facendo riferimento all’oggetto e alle circostanze già segnalate.

Quali atti seguono la segnalazione

La segnalazione avvia necessariamente un’istruttoria interna. Nel caso si ravvisino elementi di non manifesta infondatezza del fatto, il RPCT inoltra la segnalazione ai soggetti terzi competenti, anche per l’adozione dei provvedimenti conseguenti.

Dunque, gli esiti possibili della segnalazione sono:

• archiviazione, che si verifica se l’istruttoria non rileva illeciti o rileva violazioni che non rientrano nell’ambito oggettivo di applicazione del D.Lgs. 24/2023 o se il segnalante anonimo, richiesto di ulteriori elementi necessari per la prosecuzione dell’istruttoria, non vuole fornirli poiché metterebbe a rischio il suo anonimato;
• interessamento del dirigente della struttura in cui si è verificato il fatto per l’acquisizione di elementi istruttori;
• attivazione procedimento disciplinare nei confronti dell’autore dell’illecito, mediante interessamento dell’ufficio competente;
• interessamento della Procura della Repubblica in caso di sospetta commissione di reato;
• interessamento della Procura della Corte dei Conti in caso di sospetto illecito contabile;
• interessamento altre autorità competenti (ANAC, Guardia di Finanza, Dipartimento della Funzione Pubblica, ecc.)

SEGNALAZIONE ESTERNA (AD ANAC)

E’ possibile effettuare la segnalazione di illeciti ad ANAC solo quando al momento della segnalazione sussista una delle seguenti condizioni:

• il canale interno non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dal D.Lgs. 24/2023 con riferimento ai soggetti e alle modalità di presentazione delle segnalazioni interne che devono essere in grado di garantire la riservatezza dell’identità del segnalante e degli altri soggetti tutelati;
• quando il segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito; 
• quando il segnalante ha fondato motivo di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito (ciò si verifica quando, ad esempio, il responsabile ultimo nel contesto lavorativo sia coinvolto nella violazione, vi sia il rischio che la violazione o le relative prove possano essere occultate o distrutte, o anche perché si ritiene che ANAC sarebbe più indicata a affrontare la specifica violazione, soprattutto nelle materie di propria competenza), ovvero che la stessa segnalazione potrebbe determinare il rischio di ritorsione (ad esempio anche come conseguenza della violazione dell’obbligo di riservatezza dell’identità del segnalante);
• qualora la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse (ad esempio, nel caso in cui la violazione richieda un intervento urgente, per salvaguardare la salute e la sicurezza delle persone o per proteggere l’ambiente).

Per le modalità di invio della segnalazione ad ANAC tramite la piattaforma dedicata si fa rinvio alle Linee Guida emanate da ANAC con delibera n. 311 del 12 luglio 2023. 

TUTELA DELLA RISERVATEZZA DELL’IDENTITA’ DEL SEGNALANTE

L'identità del segnalante non può essere rivelata a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alla segnalazione, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante. La protezione riguarda non solo il nominativo del segnalante ma anche tutti gli elementi della segnalazione dai quali si possa ricavare, anche indirettamente, l’identità del segnalante. 

La tutela della riservatezza del segnalante è garantita anche nel momento in cui il RPCT inoltra la segnalazione a soggetti terzi.

Nel caso di trasmissione a soggetti interni all’amministrazione, sarà inoltrato solo il contenuto della segnalazione, espungendo tutti i riferimenti dai quali sia possibile risalire all’identità del segnalante. I soggetti interni all’amministrazione informano il RPCT dell’adozione di eventuali provvedimenti di propria competenza.

Nel caso di trasmissione all’Autorità giudiziaria, alla Corte dei conti o al Dipartimento della funzione pubblica, la trasmissione dovrà avvenire avendo cura di evidenziare che si tratta di una segnalazione pervenuta da un soggetto cui l’ordinamento riconosce una tutela rafforzata della riservatezza ai sensi dell’art. 54-bis del d.lgs. 165/2001.

La segnalazione è sottratta all'accesso agli atti previsto dagli articoli 22 e seguenti della legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modificazioni e all’accesso civico.

MISURE DI PROTEZIONE 

Qualora il segnalante o i soggetti che con lui hanno un legame qualificato subiscano ritorsioni o discriminazioni (intendendosi per tale qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere nei loro confronti in ragione della segnalazione che provoca o può provocare agli stessi un danno ingiusto), potranno beneficiare delle tutele previste dal D.Lgs. 24/2023 a condizione che:

1. al momento della segnalazione il segnalante abbia avuto fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate fossero vere (non sono sufficienti invece semplici supposizioni o voci di corridoio così come notizie di pubblico dominio) e rientrassero nell'ambito oggettivo di cui al D.Lgs. 24/2023;
2. la segnalazione sia stata effettuata nel rispetto delle modalità e dei canali previsti dal D.Lgs. 24/2023;
3. vi sia uno stretto collegamento tra la segnalazione e il comportamento, l’atto o l’omissione ritorsiva subita direttamente o indirettamente.

Il decreto prevede che le comunicazioni di ritorsione o discriminazione siano trasmesse esclusivamente ad ANAC per gli accertamenti che la legge le attribuisce e per l’eventuale irrogazione della sanzione amministrativa al responsabile. La segnalazione di ritorsione va pertanto inviata seguendo le indicazioni operative contenute nelle Linee Guida emanate da ANAC.

ANAC informa il Dipartimento della funzione pubblica della Presidenza del Consiglio dei ministri e l’Ispettorato Nazionale del Lavoro o gli altri organismi di garanzia o di disciplina per le attività e gli eventuali provvedimenti di competenza. Nel caso in cui l’Autorità accerti la natura ritorsiva di atti, provvedimenti, comportamenti, omissioni adottati, o anche solo tentati o minacciati, ne consegue la loro nullità e l’applicazione della sanzione amministrativa pecuniaria da 10.000 a 50.000 euro al segnalato.

Compete all’Autorità giudiziaria ordinaria di adottare tutte le misure, anche provvisorie, necessarie ad assicurare tutela alla situazione giuridica soggettiva azionata, ivi compresi il risarcimento del danno, la reintegrazione nel posto di lavoro, l'ordine di cessazione della condotta posta in essere in violazione del divieto di ritorsioni e la dichiarazione di nullità degli atti adottati.

MISURE DI SOSTEGNO

Il segnalante potrà rivolgersi agli enti del Terzo Settore presenti nell’elenco istituito da ANAC per ottenere informazioni, assistenza e consulenze a titolo gratuito sulle modalità di segnalazione e sulla protezione dalle ritorsioni offerta dalle disposizioni normative nazionali e da quelle dell'Unione europea, sui diritti della persona coinvolta, nonché sulle modalità e condizioni di accesso al patrocinio a spese dello Stato.

Quali sono i riferimenti normativi e di prassi principali

La disciplina dell’istituto del whistleblowing è contenuta nell’art. 54- bis del D. Lgs. 165/2001, così come modificato dalla L. 179/2017 e nel D.Lgs. 24/2023 emanato in attuazione della direttiva UE 2019/1937 che disciplina “la protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica”, di cui siano venute a conoscenza nel contesto lavorativo dell’Ateneo (Whistleblower). ANAC ha emanato con delibera n. 311 del 12 luglio 2023 le “Linee Guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali. Procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne”.